Rechnung schreiben: Pflichtangaben 2026 (§14 UStG)

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Lieferung oder Leistung abrechnet und – bei ordnungsgemäßer Ausstellung nach § 14 UStG – den Vorsteuerabzug beim Empfänger ermöglicht. Pflichtangaben sind u. a. vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt der Leistung sowie Entgelt und Steuersatz. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus, muss aber trotzdem alle übrigen Pflichtangaben einhalten und zusätzlich einen Hinweis aufnehmen:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Fehlt dieser Hinweis, kann das als fehlerhafte Rechnung gewertet werden – auch wenn inhaltlich korrekt keine Steuer anfällt.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG sind für Freiberufler dieselben wie für Gewerbetreibende. Unterschiede gibt es nicht bei der Form der Rechnung, sondern drumherum:

• Keine Gewerbesteuer: Freiberufliche Einkünfte unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Für die Rechnung selbst ändert das nichts, wohl aber für die Kalkulation deiner Stundensätze.
• Keine Gewerbeanmeldung, aber Steuernummer: Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an und geben die dort vergebene Steuernummer auf der Rechnung an.
• Honorar statt Warenverkauf: Üblich ist die Abrechnung nach Stunden, Tagen oder Pauschale. Beschreibe die Leistung trotzdem konkret – „Beratung“ allein genügt der Finanzverwaltung nicht, „Konzeption und Beratung Website-Relaunch, 12 Stunden im Januar 2026“ dagegen schon.
• Umsatzsteuer: Auch freiberufliche Leistungen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig mit 19 %. Einzelne Tätigkeiten sind nach § 4 UStG befreit, etwa bestimmte Heilbehandlungen und Unterrichtsleistungen – dann gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung in die Rechnung.

Wer eine EÜR führt, sollte Ausgangsrechnungen fortlaufend nummerieren und lückenlos ablegen: Die Nummernfolge ist einer der ersten Punkte, die bei einer Prüfung auffallen.

Grundsätzlich nein: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind Pflichtangaben nach § 14 UStG. Eine Rechnung ohne beides ist unvollständig, und der Kunde riskiert den Vorsteuerabzug.

Es gibt aber die Übergangsphase direkt nach der Gründung: Zwischen Anmeldung und Zuteilung der Steuernummer vergehen oft mehrere Wochen. In dieser Zeit gilt:

1. Rechnung mit allen anderen Pflichtangaben ausstellen und den Hinweis aufnehmen, dass die Steuernummer beantragt und noch nicht zugeteilt ist.
2. Sobald die Nummer vorliegt, eine korrigierte Rechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer nachreichen. Erst damit kann der Kunde die Vorsteuer sauber ziehen.
3. Alternative bei größeren Beträgen: mit dem Kunden ein späteres Rechnungsdatum vereinbaren, bis die Nummer da ist.

Nicht zulässig ist es, dauerhaft ohne Steuernummer abzurechnen oder eine fremde Nummer zu verwenden. Die Steuer-Identifikationsnummer aus dem Privatbereich ist übrigens keine Steuernummer im Sinne des § 14 UStG.

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur vom Umsatzsteuerausweis, nicht von den übrigen Pflichtangaben. Auf die Rechnung gehören deshalb Steuernummer oder USt-IdNr. – eine der beiden genügt.

Viele Kleinunternehmer beantragen zusätzlich eine USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern und geben nur diese an. Das ist zulässig und hat einen praktischen Vorteil: Die Steuernummer verrät das zuständige Finanzamt, die USt-IdNr. nicht.

Dazu kommt der Pflichthinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Fehlt er, ist die Rechnung formal fehlerhaft – auch wenn inhaltlich korrekt keine Steuer anfällt.

Nicht auf die Rechnung gehören ein Umsatzsteuersatz, ein Steuerbetrag oder eine Formulierung wie „inkl. MwSt.“. Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist.

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz

Nicht nötig: Empfängeranschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, gesonderter Steuerausweis in Cent-Genauigkeit.

Seit 2025 gilt schrittweise eine Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich für inländische Umsätze, in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, für den Empfang elektronischer Rechnungen müssen Unternehmen bereits ab 2025 grundsätzlich in der Lage sein. Die genauen Übergangsfristen für die eigene Ausstellungspflicht hängen vom Umsatz ab – im Zweifel beim Steuerberater die aktuell geltende Frist erfragen.

Fehler auf einer bereits verschickten Rechnung dürfen nicht einfach in der Originaldatei geändert werden. Üblich sind zwei Wege:

1. Rechnungskorrektur: neues Dokument mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und den korrigierten Werten
2. Stornorechnung + Neuausstellung: die alte Rechnung wird vollständig storniert, eine neue mit neuer Nummer erstellt

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Digitale Archivierung ist zulässig, sollte aber unveränderbar (z. B. als PDF/A) erfolgen.

Ein minimaler Aufbau für eine korrekte Rechnung:

• Kopf: Absenderadresse, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Datum
• Betreff: „Rechnung Nr. 2026-014”
• Tabelle: Position, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis netto
• Summenblock: Zwischensumme netto, Umsatzsteuer (Satz + Betrag oder Hinweis § 19 UStG), Bruttosumme
• Fußzeile: Zahlungsziel, Bankverbindung, Steuernummer/USt-IdNr.

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte diesen Aufbau als Vorlage in einer Buchhaltungssoftware hinterlegen, um Fehler und Lücken bei der Nummerierung zu vermeiden.